Recursos humanos: No dar todo por sentado

No es una simple formalidad y se puede transformar en un motivo de replanteos. Plasmar en «papel» cuál es el organigrama de la empresa es una oportunidad para un mayor conocimiento del negocio y para que sus integrantes se sientan parte de un equipo.

Confeccionar el organigrama de la empresa puede parecer una tarea menor, pero el caso de «La Tormenta» —nunca mejor nombre— puede ser ejemplificador de que puede no ser así sino, todo lo contrario, y transformarse en algo muy movilizador.

En «La Tormenta», dedicada a la lechería con dos tambos de 550 vacas cada uno además de la parte agrícola, estaban pasando cosas con la llegada de la nueva generación. Si bien los dos socios y hermanos —Carlos y Felipe Munilla— seguían administrándola, los cinco chicos —que ya no eran tan chicos— empezaban a tallar en la empresa.

De hecho, el mayor de los hermanos, Sebastián, ya estaba a cargo de la parte de las finanzas. Entre los primos estaba además Alejandra Munilla, licenciada en recursos humanos, que desde hacía tiempo venía planteando la conveniencia de confeccionar un organigrama de todo el personal, porque consideraba que era fundamental contar con esa organización plasmada en «papel». Sería la primera vez en toda la historia, quizás porque Carlos y Felipe consideraban que había muchas otras prioridades antes que tener que dedicar tiempo a «armar un cuadro de lo que todos en la empresa ya conocen» (en sus palabras).

Contenido

• Manos a la obra
• Llevó tiempo e involucró a todos
• Llegaron las sorpresas
• Una oportunidad para crecer

Manos a la obra

Al principio hubo cierta resistencia de parte de Carlos y Felipe. Si habían funcionado sin organigrama durante décadas, se preguntaban si realmente valía la pena embarcarse en este proyecto. Pero a fuerza de insistir, Alejandra consiguió que finalmente le dieran la oportunidad de llevarlo a cabo.

Ella se dedicaría entonces a sondear todo lo relacionado con el personal, desde los puestos jerárquicos hasta los más básicos, identificando qué puesto ocupaba cada uno, a quién reportaba o con quién o quiénes interactuaba. Y no era tarea fácil: el armado significaba también detallar las tareas que cada uno tenía asignadas, y no eran pocos los empleados.

Llevó tiempo e involucró a todos

Confeccionar el organigrama puede parecer una tarea menor, pero no es así, y no fue ese el caso. Tras varias reuniones, primero con su padre y su tío, luego con el encargado general, Hernán Nicoletta, se fue armando el famoso organigrama. También entrevistó a todos los empleados para poder conocer en detalle lo que hacía cada uno: tractoristas, mixeros, equipo de ordeñe, gente del escritorio, asesores, guachera y recría, hasta el parquero y la cocinera.

Después de semanas de trabajo, llegó finalmente el día en el que Alejandra presentaría el organigrama a su padre y su tío. Pero también había convocado a sus hermanos y a sus primos, cinco en total, la próxima generación que, algún momento, serían los accionistas.

En la reunión participaba la esposa de Carlos y el asesor de años, el Ing. Agr. Carlos Venegas. Pero, además, a instancias de Alejandra, estaba presente todo el personal, de modo que todos pudieran conocer no solo el organigrama sino sentirse considerados como parte del equipo.

Con el cañón instalado, se repartió a los presentes una copia del organigrama, al igual que otros datos de la empresa. Ya con la imagen proyectada, Alejandra comenzó a explicar cómo se componía, con los distintos estratos y vínculos. La simbología era importante porque, por un lado, se mostraban distintos niveles jerárquicos. Pero además señaló el sentido de las flechas que interconectaban los puestos: en algunos casos se trataba de flechas en un solo sentido, desde el puesto de mayor jerarquía al de menor. En otros eran bidireccionales, lo que significaba que, a pesar de estar en diferentes niveles dentro de la empresa, había una relación de ida y vuelta, y no solamente mandar y obedecer. Y además había incluido, en pocas palabras, la tarea asignada a cada uno. En algunos casos aparecían tareas compartidas.

Alejandra aclaró que el organigrama era dinámico, era solamente la «foto» de ese momento, y que seguramente podría ir cambiando con el tiempo: por la salida de algunos o la llegada de otros, por el cambio de tareas asignadas o nuevas, entre otras variables. De modo que sugería ir actualizándolo periódicamente. Recordó que estaba entre los objetivos, por ejemplo, abrir un nuevo tambo y arrendar un nuevo campo para agricultura, lo que implicaría más personal y redistribuir tareas.

Llegaron las sorpresas

La primera observación vino del menor de los hermanos. «En el organigrama aparece solamente Sebastián en la administración. ¿Dónde figuramos el resto de los hermanos, que seremos los responsables de la empresa en algún momento?», preguntó Eliseo.

Ante el silencio del asesor, su tío Carlos fue el que respondió: «Mirá Eliseo, creo que lo que se quiso poner en el organigrama es a los que hoy están trabajando, y creo que no es tu caso…» La respuesta no le causó mucha gracia a Eliseo, pero prefirió no seguirla.

A partir de allí comenzaron a aparecer más preguntas y observaciones. Por ejemplo, cuando Felipe señaló que la flecha bidireccional entre Sebastián y los dos hermanos en realidad no correspondía, sino que debía ser unidireccional, ya que Sebastián respondía a sus mayores. Eso trajo también sus comentarios y discusiones.

Por si fuera poco, el ingeniero comentó que le llamaba la atención que en el organigrama no figuraran los asesores: ni el veterinario, ni el contador ni él mismo. «Es que papá y el tío nunca me mencionaron esto de que había asesores que debían figurar en el organigrama», respondió tímidamente Alejandra.

«Y además ahí hay un error» —interrumpió el encargado Eduardo Valles—. «A mí me pusieron en el mismo nivel que a Sánchez, el encargado de la recría, cuando en realidad yo estoy por encima de él.» Y a su vez Sánchez pidió la palabra para aclarar que él también ayudaba con la guachera, y que eso no había sido considerado en el organigrama, porque figuraba solamente en la recría.

No fueron esas las únicas observaciones que hubo. En cierto momento, Felipe le reprochó a su hermano en voz baja el cuestionamiento que hacían sus empleados del organigrama. Alejandra, que alcanzó a escuchar el comentario, aprovechó la oportunidad para recordarles a todos: «Ya que todos ustedes participaron de la confección de este organigrama, son bienvenidos todos los comentarios que quieran hacer.»

Y continuó tomando nota de todo lo que se iba diciendo, cosa que no le causó ninguna gracia a su tío, pero no tuvo más remedio que seguir escuchando.

Contra lo esperado, el organigrama movilizó muchas cosas. Sirvió para ir aclarando el lugar que cada uno ocupaba en la empresa, cómo se relacionaba con el resto y cuáles eran las tareas asignadas a cada uno. Como corolario, Alejandra decidió que había que hacer uno nuevo después de todo lo escuchado y debatido esa tarde.

Una oportunidad para crecer

Sin duda lo más importante fue que Carlos y Felipe se dieron cuenta de su importancia y que no estaba sobreentendido. Lo que parecía ser al planificarlo una simple formalidad se transformó en un motivo de replanteos, observaciones, incluso discusiones, que en definitiva vinieron bien para poder aclarar varios temas que parecían consensuados.

Considerando que cada empresa es un mundo, no sería mala idea plasmar en «papel» cuál es el organigrama, especialmente cuando se trate de aquellas con mayor dimensión y complejidad. Podría ser una oportunidad para poder ver, en una imagen abarcadora, cómo funcionan los recursos humanos de la empresa, y además que todos conocieran lo que hace cada uno. Es probable que, como en el caso de «La Tormenta», aparezcan observaciones, intercambios de opinión, dudas y preguntas.

En buena hora que eso ocurra, porque hace a que sus integrantes se sientan pertenecientes a un equipo en el que cada uno cumple una función y se interrelaciona con el resto de determinada manera. Y es probable que, como en el caso de «La Tormenta», aparezca más de una sorpresa en aquellas empresas que encaren esa tarea… Pero vale la pena.